Tahap-Tahap Proses Pencatatan Akuntansi

iklan

Tahap-Tahap Proses Pencatatan Akuntansi  - Dalam ilmu akuntansi dan pembukuan, jurnal adalah semua transaksi keuangan suatu badan usaha atau organisasi yang dicatat secara kronologis dan bertujuan untuk pendataan, termasuk di dalamnya jumlah transaksi, nama-nama transaksi baik memengaruhi atau dipengaruhi, dan waktu transaksi berjalan. Proses pencatatan ini disebut penjurnalan. Secara umum, akuntansi (accounting) dapat dipahami sebagai suatu proses kegiatan mengolah data keuangan (input) agar menghasilkan informasi keuangan (output) yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau organisasi ekonomi yang bersangkutan.

Tahap-Tahap Proses Pencatatan Akuntansi 

Akuntansi juga dapat diterjemahkan sebagai cara atau metode yang digunakan untuk menyelenggarakan pencatatan-pencatatan mengenai transaksi keuangan sehingga menghasilkan informasi yang relevan untuk pengambilan suatu keputusan.

      Transaksi adalah kejadian atau situasi yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, atau yang mengakibatkan berubahnya jumlah atau komposisi persamaan antara kekayaan dan sumber pembelanjaan.

Setiap transaksi akan berpengaruh paling tidak “dua perkiraan” dan dicatat pada“dua sisi berlawanan” (Debet dan Kredit). Untuk itu dalam akuntansi dikenal istilah saldo normal. Berikut ini kelompok perkiraan dan saldo normalnya :

Akutansi memiliki proses yang terdiri dari tahapan-tahapan untuk dapat menghasilkan laporan yang diinginkan, sebagai berikut :

1. Proses Mengklarifikasi Transaksi

2. Proses Mencatat Dan Merangkum

3. Proses Menginterpretasikan Dan Melaporkan

SIKLUS ATAU PROSES PENCATATAN AKUNTANSI

PENGERTIAN SIKLUS AKUNTANSI

Siklus Akuntansi adalah kegiatan bertahap yang harus di lalui dalam proses akuntansi yang  berjalan terus menerus dan berulang.

TRANSAKSI

merupakan kejadian atau situasi yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, atau yang mengakibatkan berubahnya jumlah atau komposisi persamaan antara kekayaan dan sumber pembelanjaan.

JURNAL DAN BUKU BESAR

Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku di mana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara ronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar

1. Jurnal Umum

2. Jurnal khusus

a. Jurnal penjualan (Sales Journal)

b. Jurnal penerimaan kas (Cash Receives Journal)

c. Jurnal pengeluaran kas (Cash Payments Journal)

d. Jurnal Pembelian (Purchases Journal)

BUKU BESAR

Buku Besar adalah buku yang berisi semua rekening-rekening (kumpulan rekening) yang ada dalam laporan keuangan.

       Buku ini mencatat perubahan-perubahan yang terjadi pada masing-masing rekening dan pada akhir periode akan tampak saldo dari rekening-rekening tersebut. Setiap transaksi yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting atau dipindahkan ke Buku Besar secara berkala.

NERACA SALDO

Neraca Saldo adalah daftar yang berisi kumpulan seluruh rekening/perkiraan Buku Besar.

       Neraca Saldo biasanya disiapkan pada akhir periode atau dapat juga disiapkan kapan saja untuk memastikan keseimbangan Buku Besar. Untuk menyiapkan Neraca Saldo, saldo tiap perkiraan harus ditentukan terlebih dahulu.

JURNAL PENYESUAIAN

Setelah transaksi dicatat seluruhnya ke dalam jurnal dan buku besar, kemudian dibuat neraca percobaan (trial balance) yang angka-angkanya diambil dari saldo buku besar.

       Neraca percobaan ini harus menunjukkan jumlah yang sama antara jumlah sisi debit dan sisi kredit. Neraca percobaan berguna untuk menguji ketepatan pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal dan buku besar.

       Penyesuaian ini diperlukan karena sering kali perusahaan mengalami situasi dimana pendapatan yang diterima dengan biaya yang dikorbankan tidak jatuh bersamaan. Dengan dilakukannya penyesuaian terhadap beberapa perkiraan, seluruh transaksi yang dipengaruhi laba periodik dan posisi keuangan telah dicatat dan dilaporkan dalam laporan keuangan.

NERACA LAJUR

Neraca lajur merupakan kertas berkolom (berlajur) yang digunakan sebagai kertas kerja untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan perusahaan secara sistematis. Pemakaian neraca lajur sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam penyusunan laporan keuangan.  Manfaat pemakaian neraca lajur antara lain: dapat digunakan untuk memeriksa data (rekening dan jumlah saldo) yang akan disajikan dalam laporan keuangan, dapat menunjukkan bahwa prosedur-prosedur yang perlu dilakukan untuk menyusun laporan keuangan telah dilaksanakan, dan dapat mempermudah menentukan kesalahan yang mungkin dilakukan.

JURNAL PENUTUP

Siklus akuntansi belum berakhir dengan selesainya penyusunan laporan keuangan.  Pada akhir periode setelah laporan keuangan tersusun, suatu perusahaan masih harus membuat jurnal yaitu jurnal penutup.  Jurnal penutup digunakan untuk menutup rekening-rekening nominal yaitu pendapatan dan biaya.

PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN

Adapun tujuan penyusunan laporan keuangan secara singkat adalah untuk memberikan informasi yang relevan pada pihak-pihak di luar perusahaan.

NERACA SALDO SETELAH PENUTUPAN

a) Setiap perkiraan yang belum sesuai pada akhir periode akuntansi dilakukan penyesuaian, hal ini dipandang perlu karena : ada suatu transaksi yang terjadi tetapi belum dilakukan pencatatan pada perkiraan yang tertentu.

b) melakukan pemeriksaan dari saldo perkiraan agar menunjukkan saldo yang sebenarnya.

Perkiraan-perkiraan yang menyebabkan keuntungan atau kerugian suatu perusahaan akan ditutup dengan ayat penutup dengan tujuan agar perkiraan itu menjadi nol, karena semuanya diperhitungkan dengan perkiraan modal melalui perkiraan ikhtisar laba rugi.

JURNAL PEMBALIK

Jurnal pembalik ini bukan merupakan keharusan dalam proses akuntansi, akan tetapi

untuk menyederhanakan akan lebih baik bila di lakukan.

PEMROSESAN TRANSAKSI

 Fungsi dari IS adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :

1. Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern.

2. Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.

Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.

 Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya. 

Bagan Rekening

Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. 

Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.

Pengkodean

Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).

Pengklasifikasian Transaksi

Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.

Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.

Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

  Perusahaan Manufaktur         Perusahaan Dagang

    - Pendapatan                      - Pendapatan

    - Pengeluaran                      - pengeluaran

    - Produksi                           - Manajemen Sumberdaya

    - Keuangan                         - laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah maka digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :

1. Master File

 Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. 

2. File Transaksi

 kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. 

3. File Indeks

 Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. c/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4. File Tabel

 Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Pencatatan transaksi dalam dokumen

TAHAP PENCATATAN.     

Tahapan pencatatan adalah setiap transaksi dari suatu kegiatan usaha merupakan suatu informasi awal yang harus dicatat dan diolah, sehingga timbul laporan keuangan.

Langkah-langkah untuk pencatatan transaksi keuangan perusahaan adalah sebagai berikut  :

a)    Menyiapkan bukti pencatatan (dokumen sumber)

b)    Pencatatan transaksi dalam buku harian jurnal

c)    Melakukan posting ke dalam buku besar

Siklus akuntansi dimulai dari adanya suatu transaksi dan kejadian yang harus dicatat.

B.            Tahap Pengihtisaran

1. Pembuatan neraca saldo (trial balance)
2. Jurnal penyesuaian
3. Neraca saldo disesuaikan
4. Perhitungan rugi laba dan neraca
5. Penyusunan laporan keuangan
6. Jurnal penutup
7. Pembuatan neraca saldo penutup
8. Jurnal pembalik.

C.    Tahap pelaporan

1. Laporan keuangan
2. Jurnal penutup
3. Neraca saldo setelah penutupan.

Sebagai hasil akhir dan tujuan akuntansi adalah menghasilkan informasi ekonomi, untuk mengambil keputusan bagi pihak yang memerlukannya.  Agar hasil akhir mudah dimengerti dan mudah memberikan gambaran yang jelas maka data perusahaan perlu diproses melalui tahap-tahap dalam siklus akuntansi, berdasarkan suatu prinsi yang berterima umum.

Laporan keuangan dibuat pada akhir periode kutansi misal setiap 3 bulan, persemester atau setahun sekali dan sebagainya. Laporan keuangan terdiri dari :

1. Neraca 
2. Laporan rugi/laba
3. Laporan perubahan modal
4. Laporan perubahan posisi keuangan.
5. Catatan atas laporan keuangan
6. Laporan atau informasi lain sebagai pelengkap

 Jenis-jenis dokumen transaksi

                Dokumen transaksi dibagi menjadi dua, yaitu :

  Dokumen transaksi Intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah Bukti memorial, bukti kas masuk, dan bukti kas keluar

  Dokumen transaksi Ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah Faktur, Nota kontan, Nota Debet/Kredit, Cek, Bilyet Giro, dan Kuitansi.

1.    Faktur

                Faktur adalah bukti Transaksi pembelian atau penjualan barang secara kredit.

2.    Kuitansi

                Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.

3.    Nota kontan

                Nota kontan adalah bukti transaksi suatu pnjualan atau pembelian barang secara tunai

4.    Nota debet

                Nota debet adalah dokumen transaksi pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan.

5.    Nota kredit

                Nota kredit adalah dokumen transaksi penerimaan kembali barang dagang yang telah dijual dengan cara kredit atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan.

6.    Cek

                Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank.

7.    Bilyet giro

                Bilyet giro adalah surat perintah kepada bank dari nasabah yang bersangkutan.

8.    Memo

                Memo adalah bukti transaksi intern yang digunakan untuk pencatatan antara bagian manajer dengan bagian-bagian yang ada di perusahaan

JURNAL DAN BUKU BESAR

Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku di mana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar

1. Jurnal Umum

2. Jurnal khusus

a. Jurnal penjualan (Sales Journal)

b. Jurnal penerimaan kas (Cash Receives Journal)

c. Jurnal pengeluaran kas (Cash Payments Journal)

d. Jurnal Pembelian (Purchases Journal)

BUKU BESAR

Buku Besar adalah buku yang berisi semua rekening-rekening (kumpulan rekening) yang ada dalam laporan keuangan.

       Buku ini mencatat perubahan-perubahan yang terjadi pada masing-masing rekening dan pada akhir periode akan tampak saldo dari rekening-rekening tersebut. Setiap transaksi yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting atau dipindahkan ke Buku Besar secara berkala.

Berikut ini contoh buku besar tiap akun :

Menyusun Neraca Saldo (Trial Balance)

Adalah daftar seluruh akun dengan mencatat di debet dan kredit untuk melihat apakah saldonya sudah seimbang.

Apabila perkiraan-perkiraan buku besar telah didebet dan dikredit untuk setiap transaksi selama satu periode akuntansi, besarnya saldo sudah tampak. Jadi, jumlah saldo-saldo debet akan sama dengan jumlah saldo-saldo kredit.

Untuk itu, secara berkala dibuat daftar yang disebut neraca saldo. Penyusunan sebuah neraca saldo pada akhir suatu periode akuntansi merupakan tahap pengikhtisaran atau ringkasan.

PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN

Adapun tujuan penyusunan laporan keuangan secara singkat adalah untuk memberikan informasi yang relevan pada pihak-pihak di luar perusahaan.

1. Menyusun Laporan Laba Rugi

Laporan keuangan yang harus disusun pertama kali adalah laporan laba rugi. Laporan laba rugi memiliki 3 komponen yaitu komponen pendapatan jasa, biaya dan laba/rugi. Untuk menyusun laporan laba rugi perusahaan jasa sangatlah mudah karena kita hanya perlu mengutip saldo-saldo pada akun pendapatan dan biaya dari neraca saldo (kertas kerja). Contoh laporan laba rugi perusahaan jasa:

  

MITRA MART

LAPORA RUGI LABA

Per 28 Februari 2015

PENJUALAN                                                                                                                                                     673.640.000,-

BEBAN GAJI KARYAWAN                                                                            25.750.000,-

BEBAN LISTRIK                                                                                                  4.150.000,-

BEBAN AIR                                                                                                              530.000,-

BUNGAN BANK                                                                                                 3.600.000,-

BEBAN AKUM. PENY. INVENTARIS TOKO                                                   300.000,-

BEBAN AKUM. PENY. INVENTARIS KANTOR                                          1.000.000,-

BEBAN AKUM. PENY. GEDUNG                                                                      300.000,-

BEBAN ANGKUT PENJUALAN                                                                      6.750.000,-

HARGA POKOK PENJUALAN (HPP)                                                      494.550.000,-

BEBAN LAIN-LAIN                                                                                                                -

 TOTAL BEBAN                                                                                                 537.270.000,-

     

LABA BULAN BERJALAN                                                               136.470.000,-

2. Menyusun Perubahan Modal

Menyusun Perubahan Modal

Yaitu laporan yang menyajikan perubahan modal karena penambahan dan pengurangan dari laba/rugi dan transaksi pemilik.


2. Menyusun Neraca

Menyusun NeracaMenyusun Neraca

yaitu laporan yang menggambarkan posisi keuangan dari suatu perusahaan yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu.